С времена на време људи нам поставе оно годинама старо питање “Шта заправо ради Пројект менаџер?” Помислили би сте да је до сада одговор на ово питање јасно дефинисан али очигледно није тако. Заправо, ми врло добро знамо за шта је ПМ одговоран, као што су то планирање, организовање, праћење и контрола, тј. “менаџмент”. Али ни једна од тих ствари не дефинише шта та особа заправо ради – свакодневно и по цео дан!
Пре неколико година, имали смо шефа који је инсистирао на томе да пројект менаџери морају да “делегирају”, што за последицу има да не морате да тражите наколо као суманути по цео дан. Ако имате довољно вештине требало би да будете у стању да се растеретите свих одговорности и да сте у стању да седате за својим столом и да дигнете све четири у вис. Годинама смо покушавали да остваримо овај сан. Али проблем са овим сценаријем је у томе да у реалности ваш шеф ипак очекује од вас да радите нешто, није заправо важно шта, само док радите нешто. Људи који су били у војсци знају за овај фазон. Где год да идете важно је да са собом носите неки фајл или било који други документ званичног изгледа. Можете ићи где год желите и задржати се колико хоћете ако имате тај ”пасош” са собом, и нико вам неће постављати никаква питања. Али ако сте пројектни менаџер, слободно заборавите на идеју да ћете моћи тако добро да се организујете да ћете бити у стању да седите на миру за својим столом.
Својевремено је популарна крилатица била “manage by walking around”. Заправо јако незгодна ствар, мада јако добра ако желите да знате шта се заправо дешава. Али неприменљива на пројекту. Ако је визија прецизна и сви су о њој информисани и адекватно мотивисани за посао, онда је последња ствар коју чланови тима желе да виде ужурбани манагер који њушка наоколо и омета их у раду.
Шта онда добар пројект менаџер ради по цео дан? Најбоље што можемо да смислимо је следеће: “Креативно размишљање и ефективна комуникација”, при чему ефективна комуникације може бити формална или неформална. Али без обзира који је облик комуникације у питању, она заправо значи разговарање са људима уз добру дозу слушања онога што вам говоре. Заправо је јако смешно да се овај концепт тако ретко појављује у озбиљним текстовима о пројецт манагементу!
А шта је заправо креативно размишљање, запитаћете се? Сетите се да је сваки пројекат јединствен и да никада ништа идентично томе није речено, тако да неко, пројект менаџер, мора да се добро размисли над свим алтернативним токовима активности пројектног плана и да се осигура да све функционише како је предвиђено и да су сви потенцијални проблем и препреке минимизирани или избегнути. Неки људи ово називају управљањем ризицима. У сваком случају, постоје јединствени проблеми које треба решити, а Пројект менаџер је особа на правој позицији да ове проблеме реши.
А шта је заправо ефективна комуникација? Прибављање информација од људи који их имају, њихова синтетизација и интерпретација, те преношење до људи којима су оне потребне и убеђивање тих истих људи да се понашају у складу са тим информацијама. Ми сматрамо да се ово дешава ни више нивоа. Пре свега при реализацији сваког процеса, PM је комуникациона веза са спонзором пројекта, клијентом или корисником или било ким другим ко контролише новац.
Ова веза подразумева ствари као што су откривање клијентових правих захтева, усмеравање и омогућавање сарадње са клијентом и прерасподела пројектних одговорности, пажљиво праћење свих промена у приоритетима или жељеним правцима и контролисање промена обухвата пројекта. Такорећи, управљање очекивањима клијента и одбрана од неодговарајућих спољних утицаја и неповезаног, нежељеног и небуџетираног рада. И такође, комуникација са добављачима, подизвођачима и другима и преговарање са циљем да поставе што више приоритете на ваш пројекат у својим листама активности. Наравно, ту је и стандардно управљање тимом и ствари као што су вођење састанака, дистрибуција записника са састанака и праћење реализације делегираних активности.
Такође ту је и улога “People Manager”. Правовремено уочавање потенцијалних сукоба и њихово неутралисање. Убеђивање организационих целина које пружају подршку да заиста преузму на себе део посла уместо да свале сва задужења назад на ваше људе. Или, убеђивање људи да се укључе у посао када је то потребно, и осигурање да су довољно мотивисани и да имају све што им је потребно – али и да напусте пројекат када више нису потребни, што је вероватно и најтеже од свега наведеног. Поред свега овога ту је наравно и управљање пројектним тимом, вођење састанака, комуницирање, извештавање о напретку пројекта и припрема за Следећи велики пројекат. А са друге стране свих ових активности је одобравање производа које реализују èланови тима. Јер, много објашњавање је потребно у слуèају да ваш тиме не испоруèи оно што је оригинално од вас тражено.
И на крају, ту је улога Испоручиоца резултата пројекта. То је улога које се прихватате када треба да известите спонзора пројекта, клијента или корисника о резултатима пројекта. Ово није једноставна активност, и такође, по нашем мишљењу, јако је запостављена у стручној литератури. Она обухвата бројне активности верификације и валидације свих аспеката производа, нпр. функционалности, квалитета итд. Ово је тренутак када се заиста види шта сте урадили.
Али на крају дана, ако је ваш пројекат постигао успех, не заборавите да је тај успех резултат херојских и неуморних напора вашег пројектног тима – за шта морају бит и праведно награђени. Са друге стране, ако се испостави да је пројекат неуспешан, онда је то у потпуности ваша кривица. То онда нема никакве везе са неподобношћу, неспособношћу, нестручношћу, инертношћу, летаргијом, лењошћу, тврдоглавошћу и антипротивном ставу ваших људи. Нити, кад смо већ код тога, неуспех има било какве везе са негативним утицајима и неспособношћу, нестручношћу итд. ваших манагера.
Желим вам успешну каријеру Пројект менаџера!
Аутор: Max Wideman