Управљање пројектима и корпоративна култура увођења промена

Како приступити промени

Један од главних трендова у области управљања пројектима данас јесте померање организација у правцу институционалног приступа управљању пројектима. Разни писци описали су то као кретање ка "пројектизованој" организацији, или "управљање организацијама помоћу пројеката". Овај напор може да буде успешан само ако се узме у обзир култура садашње организације и како та организација мора да се промени да би се подржала ова иницијатива. Иако су дефиниције културе која се односи на организације различите, те дефиниције имају следеће заједничке одлике. Култура се састоји од оних заједничких вредности и мишљења који утичу на начин рада организације. Ове вредности и мишљења обично опстају током времена чак и када се чланство у организацији промени. Оне могу бити једва приметне, али у исто време и веома моћне. Заједничке вредности и мишљења која постоје у оквиру организације могу да олакшају промене или могу да им буду препрека. То вреди и када промена обухвата институционализацију управљања пројектима.
Зашто размишљати о кретању у правцу културе која у себи садржи управљање пројектима као заједничку вредност и мишљење? Управљање пројектима је у суштини управљање променама. Степен до ког је организација суочена са променама може да одреди степен до кога би требало да прихвати културу више усмерену на управљање пројектима. Организације које су суочене са потребом да константно уводе нове производе и услуге на тржиште, беспрекидно побољшавају њихове унутрашње процесе и системе, уводе нову технологију, раде са новим конкурентима, реагују на промене у окружењу и прилагођавају се променама у свету и економским условима, озбиљно испитују и укључују управљање пројектима као ефикасан пут за успешно управљање променама. Ови фактори покрећу напоре усмерене ка култури више оријентисаној управљању пројектима.
Пут није без замки. Пројекти у оквиру организација могу представљати моћ, престиж и статус. Постоји овде питање "угледа и славе" које функционалне руководиоце чини несклоним да уступе ауторитет руководиоцима пројеката или да противрече функционалним пројектним тимовима. Текућа култура организације мора се испитати и разумети и њом се мора управљати ради успешног преласка на ефикаснију способност управљања пројектима.

Помно испитивање културе управљања пројектима

Који показатељи нам говоре где се организација налази у односу на културу управљања пројектима? Да би се помогло при пружању оцене, могу да се испитају следеће области.

Следите новац

Како се буџет развија и како се њиме управља? Испитивање буџетног процеса може да буде један од примарних показатеља где се организација налази у односу на кретање ка култури управљања пројектима. Ако се буџетни процес бави потребама функционалних оделења у оквиру организације, и ако су било која пројектна средства резултат тога, пројекти и управљање пројектима имаће споредну улогу. Људи сматрају да организација троши новац на оно што сматра битним. Ако људи заиста верују да су буџетски циљеви њихових функционалних оделења битнији од пројектних, они ће се према томе и понашати. Пројектним средствима мора се доделити одговарајуће првенство у буџетном процесу.
Да ли се може тачно приказати и управљати финансијским елементима пројекта?
У случају да организација сматра да је финансијско праћење пројекта битно, поставиће финансијске системе који ће руководиоцу пројекта омогућити да планира буџет, извештава и управља финансијским елементима.
Додатни елеменат ове области јесте: Да ли људи прате новац? Да ли су сва средства јасно додељена одобреном пројекту и да ли одобрење буџета за пројекат значи исто што и додавање једне ставке на табелу која нема никакав практичан значај? Добијање финансијског одобрења за пројекат је само први корак у оквиру процеса. Стварно одобрење значи добити потребна средства.

Подстакнути и додељени приступ

Културе су често познате по својим херојима. Да ли су хероји култура они који ефикасно користе методологију управљања пројектима којом се захтевају пројектни процеси попут планирања, процењивања, распоређивања, управљања ризиком, контроле итд или култура сматра херојима оне од којих се стално тражи да ускоче и рукују пројектима који су измакли контроли. Све док организације не схвате да је управљање пројектима дисциплина која захтева методологију и процесе који ће држати пројекте под контролом, награђиваће и подстицаће погрешно понашање и погрешне хероје.

Угодност у оквиру пројектног окружења

Колико је људима угодно у пројектном окружењу? Пројектно окружење је као вожња на "вртешци" иницирања, планирања, спровођења и поступног заустављања пројекта а затим, требало би, и преласка на следећи пројекат. Да ли се људи осећају угодно у овом окружењу које се стално мења и пуно је изазова, или они још увек делују тако што очекују дефинисане послове у оквиру њихових радних места. Да ли им је пријатно да дају матричне извештаје и раде у различитим тимовима уместо да раде са истим функционалним колегама. У неким организацијама, када вам је додељен "посебан пројекат" још увек се сматра да је то, бар што се ваше каријере тиче, "пољубац смрти". Ове организације ће морати да пређу дуг пут да би дошле до стварања културе управљања пројектима.

Оцењивање и напредак у служби

Да ли оцену рада на пројекту даје вођа пројектног тима или функционални руководилац? Да ли оцењивање од стране вође пројектног тима вреди једнако или више од оцењивања од стране функционалног руководиоца? Људи прате начин на који се реализација вреднује, и никаква дискусија о важности одређеног пројекта неће им бити битна ако се, при оцењивању, њихово извршење посла на том пројекту "не рачуна" у истој или већој мери од њиховог функционалног рада.
Да ли се пројектни руководиоци подстичу и да ли се од њих захтева да прођу формалну обуку или чак можда и PMP сертификацију? У случају да је одговор "да", шта то значи за њихову каријеру? Да ли постоји стаза у служби или систем награђивања за ове појединце или је једини пут за њих излазак изван организације. Управљање пројектима је професионална дисциплина са својим захтевима обуке и стандардима. Ово мора да се схвати и угради у систем управљања кадровима унутар организације.

Зашто стварати културу управљања пројектима?

Као прво, високи руководиоци морају да се усагласе да текућа култура не даје конкурентску предност и не подржава ефикасно управљање променама. Мора да постоји сагласност да постоји проблем у начину на који организација управља пословним променама са којима је суочена и да је потребан другачији приступ управљању пословним променама путем професионалног управљања пројектима. Све док не дође до такве сагласности, релативно је узалудно бавити се овим питањима корпоративне културе. Након што је сагласност добијена, ипак, напори ка промени требало би да буду планирани и вођени као пројекат, што они и јесу.
Свака организација ће да захтева да се њене књиге воде од стране обучених рачуновођа, а њени правни послови вођени од стране овлашћених адвоката. Према томе, због чега су ове организације спремне да доделе пројекте вредне милионе, ако не и десетине милиона долара, појединцима који нити су обучени нити сертификовани професионални руководиоци пројеката а присиљени су да раде у контрапродуктивном културном окружењу. Све више организација схвата да, ради сопственог пословног успеха, њихова корпоративна култура мора да се измени и да та промена води у правцу културе управљања пројектима.

Аутор: Катхy А. Кузмин

Катхy А. Кузмин, PMP, је консултант са преко 26 година искуства у области управљања пројектима, финансијског управљања и инжењеринга, првенствено у компанији NYNEX. Она има искуство у корпоративним и политичким питањима која утичу на увођење професионалног управљања пројектима у организацијама.