Objavljeno Avgusta 17, 2001.

To je najgori osećaj na svetu. To je onaj osećaj mučnine u stomaku koji nikako ne prestaje. To je osećaj neuspeha.

Svi mi smo doživeli neki neuspeh u nekom trenutku u životu. Ali to nam ne čini stvar ništa lakšom kada se ponovo desi. Još ako upravljate nekim projektom razvoja softvera verovatnoća javljanja neuspeha je definitivno protiv vas.

Rizik neuspeha – i troškovi za kompaniju – su veoma ralni, bez obira da li uzimate za tačnu procenu Standish Group-a od 145 milijardi US$ ili procenu Meta Group-a od 180 milijardi US$ godišnje u USA koje nastaju usled potpunog ili delimičnog neuspeha projekata. Nekada je to bila dobro skrivana tajna ali danas, IT štampa baca malo svetla na rizike projekata, na primer kroz Chaos izveštaj koji je izdala Standish Group 1995 godine (www.standishgroup.com). CHAOS izveštaj je pravi šok, pun zlokobnih cifara kao što su na primer one koje kažu da »na svakih 100 projekata 94 se moraju raditi ispočetka« i »samo 9% projekata velikih kompanija se realizuje na vreme i u okviru budžeta«.
Međutim, između brojnih zlokobnih i sjajnih informacija, CHAOS i drugi izveštaji takođe objašnjavaju kako da smanjite rizike po projekta i čak uspete da ga uspešno realizujete.

Definisati uspeh i neuspeh

Kada radite na projektu razvoja softvera, uspeh može biti pokretna meta – na kraju krajeva, tehnologija ne zastaje sa svojim razvojem tokom projekta, već se odvija naporedno sa njim. Mere uspeha od pre šest meseci se možda ne mogu primeniti na aplikaciju koja se ralizuje danas. Međutim, ipak morate biti u stanju da merite ono što radite u odnosu na ono što se očekuje.

Standish Group opisuje uspešan projekat kao onaj koji je realizovan na vreme i u okviru budžeta, uz realizovane sve karakteristike i funkcionalnosti definisane na početku. Ali, vaš klijent ili krajni korisnik mogu meriti uspeh projekta prema »da li on radi ono što ja želim da danas radi« testu.

Pre nego što se upustite u realizaciju nekog projekta, bilo bi mudro da smislite kako da merite »uspeh« projekta. Međutim, podjednako važna stvar je da definišete prve znake neuspeha (propušteni rokovi? Koliko njih?) i da definišete kada bi projekat trebao da se zatvori. Neuspešni projekti se nikada ne javljaju bez prethodnih naznaka da su u opasnosti – da li ste sigurni da ćete prepoznati ove znake kada se jave?  

Zašto projekti doživljavaju neuspeh?

Postoji kratak odgovor i postoji dugačak odgovor. Tri glavna razloga zašto projekti ne uspevaju su nedostatak planiranja, nedostatak iskustva i loša komunikacija.

Neuspeh može biti izazvan jednim faktorom ili kombinacijom više faktora. Najčešće greške su: ne prihvatanje ideje projekta od ključnih ljudi – i na nivou izvršnih menadžera i na nivou korisnika, ne dokumentovanje specifikacija, postavljanje nerealnih vremenskih planova i nedostatak odgovarajućeg iskustva za posao.

Pretražite internet po ključnim rečima "project management" i naćićete gomile dokumenata koji navode razloge zašto projekti propadaju. Postoje čak i kursevi na fakultetima, kao što je to kurs na University of California — Irvineova "Analiza rizika i donošenje odluka pri upravljanju projektima". Ovo obilje informacija o rizicima projekta drži Martin Cobb, jedan od učesnika u Standish Group’s CHAOS University istraživačkom projektu, koji kaže, »Mi znamo zašto projekti doživljavaju neuspeh – pa zašto onda i dalje propadaju?«. U tome leži jedan od paradoksa ljudske rase – mi znamo, ali ne možemo da primenimo to znanje u realnom životu. Sada je vreme da se to promeni.  

Hajde da počnemo od kraja

Pre nego što počnete, zapitajte se šta želite da postignete. Koji je to poslovni problem koji želite da rešite? Ko će koristiti vaša rešenja? Kakav će biti uticaj rešenja? Ova mala vežba će vam pomoći da definišete granice projekta, ciljeve i na taj način i tačne zahteve i specifikacije. Budite sigurni da ste projektom obuhvatili sve ljude na koje će on uticati – počev od CIOa čiji će posao biti u pitanju pa do krajnjeg korsnika koji će se najviše buniti ako proizvod vašeg projekta ne bude funkcionalan.

Ne planirati znači planirati neuspeh! Ova poslovica je možda i najistinitija u softwerskoj industriji. Svaki ekspert za upravljanje projektima, počev od Project Management Instituta pa do autora Edwarda Yourdon-a se slaže da – svaki projekat zahteva plan. I to plan koji obuhvata ne samo ljude koji će ga realizovati i potrebno vreme za ralizaciju već i konkretne kontrolne tačke tokom realizacije – rokove, ključne događaje i manje ciljeve. Ove stvari će vam reći da li je vaš projekat na pravom putu – a što ranije otkrijete problem, to će vam lakše biti da ga otklonite. Deo saznanja o tome da li se nalazite na pravom putu je ako prolazite pored pravih znakova za pravac.

Ako je u pitanju izrazito kompleksan projekat, definišite ga poput putovanja, sa puno usputnih zastajanja. Razložite ga na sitnije celine, podprojekte kojima je lakše upravljati.  

Ljudi na prvom mestu, i drugom mestu i trećem mestu

Autor Bill Yeack kaže "Ljudi na prvom mestu, i drugom mestu i trećem mestu". Tačno je, tehnologija igra određenu ulogu u uspehu ali ne tako veliku ulogu kao ljudi.

Od programera pa naviše, ljudski faktor utiče na uspeh vašeg projekta. Zato zaposlite najbolje i najpametnije. I redovno kumunicirajte sa njima. Budite sigurni da informacije protiču odozgo na dole i odozdo na gore. Programeri će prvi videti tehničke rizike; menadžeri će videti političke ili poslovne rizike. Sve informacije moraju proći preko project managera. Zamislite jedan stari peščani sat. U centru se nalazi project manager. Pesak prolazi kroz centar odozgo na dole (iz gornjih delova menadžmenta na dole) a onda se peščani sat okreće, tako da pesak prolazi iz onoga što je bilo dno u ono što je bio vrh. Ali bez obzira u kom pravcu da pesak prolazi, on uvek ide kroz centar – project managera.

Iskustvo se može steći jedino sa vremenom – ali se znanje može kupiti. Čitajte što više i podelite svoja saznanja sa timom. Proučavajte na koji način su drugi ljudi doživeli neuspeh, i doživite uspeh. I ne plašite se da dovedete stručnjaka spolja koji bi proverio napredak vašeg projekta i dao vam dodatne ideje kako da rešite probleme koji su se javljali. Konsultanti vam mogu poslužiti kao savetnici, kako realizatori ili kao project manageri. Firme koje pružaje ovakve profesionalne usluge vam mogu dati i alate koji će vam pomoći u vođenju projekta ili vam čak mogu obezbediti kompletan projektni tim.  

Izbegnite da postanete »žrtva« projekta

Zapamtite one zastrašujuće cifre sa početka ovog članka – 145 – 180 milionaUS$ koji su izgubljeni samo u US usled neuspeha projekata. Da li želite da se i vaš projekat priljuči ovoj statistici?

Naravno da ne!

Znanje je moć. Ali moć vredi samo ako je primenjujete. Iskoristite prednosti iskustava koja sta imali, razgovarajte sa svojim kolegama na radnom mestu, na profesionalnim okupljanjima i diskusijama.