Ne stižete ništa da uradite od brojnih sastanaka?
Vođenje sastanaka je veština o suštinskog značaja da bi ste bili efektivan menadžer. Da li vam se smuči kada dobijete poziva na sastanak, ili osećate krivicu kada morate sami da sazovete neki sastanak?

Možda i ne možete da utičete na sastanke na koje ste pozvani ali bar možete da se obezbedite da je sastanak efektivan – što znači da sastanak ima rezultat.
Postoji pet jednostavnih koraka koje možete pratiti da bi se osigurali da je sastanak efektivan:
Korak 1: Držite sastanke samo kada su zaista neophodni
Korak 2: Pozovite na sastanak samo one koji treba da prisustvuju
Korak 3: Unapred pripremite i pošaljite učesnicima agendu sastanka
Korak 4: Vodite sastanak
Korak 5: Dokumentujete i poštujte odluke i zaduženja dogovorena na sastanku

Ako pratite ovih pet koraka, vaši sastanci će konstantno davati rezultate koji su vam potrebni. Obično menadžeri utorše negde između 1/3 i 3/4 svog radnog vremena na sastanke. U jednoj kompaniji u kojoj sam radio, menadžeri su provodili po dvanaest časova nedeljno na sastancima – to je jedan ipo radni dan svake nedelje. Prosečno trajanje sastanka je bilo dva sata. I oni su mrzeli sastanke.

• 3/4 sastanaka nije imalo definisan cilj
• 2/3 je imalo premalo rezultata
• 1/2 je kasnila sa početkom
• 2/3 učesnika nije bilo pripremljeno za sastanke.

Hajde da pogledamo detaljnije na šta se odnosi ovih pet koraka.

Korak 1: Držite sastanke samo kada su zaista neophodni
Ne bi trebalo da zakazujete sastanak kada vam je potrebna brza odluka. Bolje je da pozovete telefonom onoga ko vam je potreban ili pošaljete e-mail.
Ne bi trebalo da držite sastanak kada znate da menadžer(i) funkcije neće biti prisutni - to očigledno ne može biti efektivan sastanak.

Ne držite sastanak kada su troškovi sastanka očigledno veći od koristi koje će on doneti. Trošak sastanka je zapravo cena radnih sati svih učesnika u trajanju sastanka.
Treba da držite sastanak kada vam je potrebna sinergija koja se dobija interakcijom učesnika.
Treba da držite sastanak kada želite rezultat koji se može dobiti ako okupite sve učesnike na jedno mesto.
I konačno, treba da držite sastanak kada želite da drugi prihvate neku odluku, program ili ideju.

Korak 2: Pozovite na sastanak samo one koji treba da prisustvuju
Koliko puta ste bili pozvani na sastanak i kada tamo odete shvatili da vaše pristustvo zapravo nije ni potrebno? Sastanku treba da prisustvuju svi koji će biti zaduženi za implementaciju donetih odluka ili oni na koje će donete odluke uticati. Ali ovo ne znači da treba da pozovete na sastanak gomile ljudi. Sastanak će najverovatnije biti neefikasan (i zaista težak za kontrolu) ako je prisutno više od 8-12 učesnika. Manje od ovog broja pre nego više će dati bolji rezultat sastanka.

Uvek možete da pošaljete zapisnik sa sastanka onima za koje procenite da treba da znaju šta je odlučeno ali ne moraju zaista da budu i tamo prisutni. Zapisnik je samo pisana evidencija o razmišljanjima, odlukama i dodeljenim zaduženjima sa sastanka.

Korak 3: Unapred pripremite i pošaljite učesnicima agendu sastanka
Agenda sastanka bi trebalo da sadrži ciljeve, predvidjeno vreme trajanja za svaku tačku dnevnog reda kao i uputstva učesnicima kako da se pripreme da bi bili potpuno spremni za aktivno učestvovanje u sastanku. Trebalo bi da sve ovo pošaljete ranije, kako bi se svi učesnici adekvatno pripremili za sastanak a ne »da govore napamet« o temama zbog kojih je sastanak sazvan; što će se sigurno i desiti, ako ne pošaljete unapred agendu i zahtev za pripremu za sastanak.

Korak 4: Vodite sastanak
To je Vaš sastanak. Vi ste glavni. Na kraju, vi ste taj ko će biti odgovoran ako sastanak ne proizvede očekivane rezultate.
Da bi ste adekvatno vodili sastanak morate se držati dnevnog reda, upravljati vremenom i učesnicima. Na vama je da obezbedite da se svi drže teme sastanka, tako što ćete se stalno vraćati ciljevima sastanak definisanim u agendi.
Kontrolu nad sastankom možete održati tako što ćete povremeno sumirati ono što je izrečeno, tako što ćete ohrabriti da govore i oni koji do tada nisu uzeli učešća i tako što NEĆETE dozvoliti onim dosadnim, ometajućim, nevezanim za temu konverzacijama da se pojave.

Drugi način da ukpravljate sastanakom je da kako se on odvija kontrolišete da su sve tačke dnevnog reda ispunjene. Dodatno, možete ispisivati donete odluke na tabli onim redosledom kojim se donose. A onda, pre nego što pređete na sledeću tačku, zapitajte sve prisutne da li se slažu sa odlukom. Nemojte misliti da tišina uvek znači slaganje – ona je jednostavno to, tišina. Tražite da se svi prisutni slože na glas.

Korak 5: Dokumentujete i poštujte odluke i zaduženja dogovorena na sastanku
Trebalo bi da vodite zapisnik sa sastanka (ili nekoga zadužite da ga vodi). Zapisnik je samo pisani dokument koji služi kao podsetnik, da ne bi morali kasnije da ponovo donosite iste odluke i da bi ste mogli da i druge podsetite ili obavestite o rezultatima sastanka. Zapisnik je takođe alat koji vam pomaže da ispoštujete zaduženja koja su dodeljena i prihvaćena od strane učesnika. Zapisnik bi trebalo da govori ko će šta uraditi i u kom vremenskom roku.
I na kraju, da bi ste razvili i održali svoju reputaciju efektivnog vođe sastanka, morate početi i završiti sastanak u planiranom vremenu.
Sećate se kompanije koju sam ranije pomenuo? Nakon treninga za vođenje efektivnih sastanaka:
90% sastanaka je imalo definisane ciljeve
90% sastanaka je koristilo agendu
90% sastanaka je proizvelo rezultate
i skoro svi sastanci su počeli i završili se na vreme.
Ako poštujete ovih pet koraka, i vi ćete kontrolisati svoje sastanke umesto da oni kontrolišu Vas!