Štampa 
|
| Upravljanje projektima |
| Deset zapovesti Project Managementa |
|
| James M. Kerr |
| email: |
| Datum:26/10/2006 |
|
|
|
 U našem projektno orijentisanom svetu, produktivnost ostvariva pomoću dobrog upravljanja projektima obećava suvise da bi se mogla ignorisati. Ali za mnoge kompanije, prelazak na projektno orjentisani menadžmet predstavlja veliku promenu. Ljudi pružaju otpor promenama, bez obzira na korist koje mogu da donesu. Pravila i uputstva su neophodna, tako da sam iz tog razloga smislio ove zapovesti. Praćenjem njih, Vaša kompanija može uđe u obećanu zemlju projektno orjentisane kulture.
I Ograniči obim projekta
Ništa nije gore nego nikad završeni (beskonačni) projekat. On troši resurse i iscrpljuje čak i najizdržljivije timove.Da bi se projekti održali u čvrstim granicama i fokusirano, podelite veće poduhvate na manje projekte koji imaju merljive rezultate i mogu se završiti u predviđenom roku. U dužem vremenskom periodu, serija malih pobeda ima mnogo više uticaja na organizaciju nego veliki prasak koji se nikad ne desi.
II Ne pravi velike projektne timove
Najbolji način za dobar početak je da se obezbedi da projektni tim bude odgovarajuće veličine. Veći timovi su mnogo teži za motivisanje i upravljanje i jake ličnosti mogu da utiču na način rada. Ne postoji optimalna veličina tima, mada dobro potvrđeno pravilo je uloga za svaku osobu i osoba za svaku ulogu. Ali ukoliko članovi tima moraju da pokrivaju više od jedne uloge to je OK. Ukoliko lutate, zalutajte na stranu manjeg tima.
III Zahtevaj puno radno vreme ljudi na projektu
Da bi obezbedili isporuku željenih rezultata, poslovna perspektiva mora biti predstavljena na osnovu ukupnog vremena. Takođe, ukoliko poslovni lideri žele najbolje i najsvetlije od ITa koji radi na njihovu inicijativu, oni moraju da obezbede isto sa poslovne strane. Angažovanjem resursa sa punim radnim vremenom na svakom projektu, poslovni lideri potvrđuju da je rad na projektu bitan.
IV Uspostavi odbor za reviziju projekta
Odbor za reviziju projekta je upravljačko telo, koje se bavi pitanjima poslovne politike i strategijskog pravca u isto vreme pomažući pri uklanjanju i izbegavanju projektnih prepreka i zamki. Tipično, srednji menadžment i IT menadžeri iz delova kompanije koji participiraju u realizaciji projekta, učestvuju na sastancima revizije statusa projekta koji se održavaju dva puta nedeljno. Da bi se obezbedio projektni tok i kontinuitet, bilo koji problemi koji se uoče tokom ovih sastanak se dodeljuju jednom članu odbora za reviziju koji radi na njegovom razrešavanju, dok projektni tim nastavlja sa svojim redovnim projektnim aktivnostima.
V Ne iscrpljuj
Nije neobično da zaposleni koji rade na projektu postanu kako mentalno tako i fizički jako iscrpljeni usled stresa i neprestane bitke koje vode na radnom mestu.
Budite spremni da primetite kada se to desi i još bolje, da preduzmite potrebne mere kako bi to izbegli. Jedan faktor koji značajno doprinosi iscrpljivanju je uzastopan angazman na projektima. Organizacije su sklone tome da redovno delegiraju »dežurnim krivcima« dgovornost za svaku novu, atraktivnu poslovnu inicijativu. Ako primetite da određeni ljudi odlaze sa nekog projekta samo da bi odmah potom bili angažovani na drugom, možda bi trebali da razmislite o uvođenju određenih procedura kojima će se ograničiti ili bar pratiti angažovanje ovih kadrova.
VI Traži pomoć spolja kada je potrebna
Korišćenje stručnjaka koji dolaze van organizacije je takođe jedan od načina da se izbegne iscrpljivanje zaposlenih. Osim što će uvećati brojno stanje projektnog tima, autsajderi takođe često mogu doneti nove ideje, novu perspektivu i novu energiju. Od ključnog je značaja da se dobije odgovarajuća pomoć konsultanata u pravom vremenskom trenutku. Specijalizovana tehnička ili poslovna ekspertiza je jedan oblik podrške; project management expertiza je drugi moguć oblik. Budite sigurni da ste uzeli u obzir kako iskustvo tako i u kojoj fazi rada se nalazi određeni projektni tim, kada određujete koji tip spoljašnje pomoći mu je potreban.
VII Daj ovlašćenja projektnom timu
Projektni timovi su u stalnoj borbi da ispune postavljene vremenske rokove i zato od njih ne treba očekivati da obavljaju neke pro forma aktivnosti kao što je to popunjavanje templejta za vremenske planove ili prisustvovanje sastancima linijske organizacije. Umesto toga, oni bi trebali da imaju ovašćenja da samostalno rade kako bi posao bio obavljen na vreme i u skladu sa odobrenim budžetom. Ljudi su skloni da napornije rade u okruženju koje im je ukazalo poverenje i u kome su očekivanja jasno definisana a inicijativa zaposlenih se vrednuje.
VIII Koristi Project Management alate
Sav project management posao može da bude automatizovan. Tražite alate koji vam omogućavaju praćenje projekata, upravljanje aktivnostima, administraciju poslovnim tokovima i analizu resursa preko na intranetu baziranih platformi koje olakšavaju distribuciju informacija i komunikaciju. Ali zapamtite, upotreba tehnologije koja samo dodaje još jedan sloj kompleksnosti i inače jako složenim projektima nije naročito dobra ideja.
IX Nagrađuj uspeh
Svi učesnici na projektu bi trebalo da dobiju određeno priznanje za uložene napore i lične žrtve koje podnose tokom realizacije projekta. Nagrade ne moraju da budu ekstravagantne. Ponekad je i iskreno pismo zahvalnosti upućeno od izvršnog direktora sasvim dovoljno. Konkretiniji oblici zahvalnosti kao što su to karte za utakmice, pozorišne predstave, dodatni dani odmora ili finansijski bonusi bi trebali takođe da uđu u razmatranje u slučaju da ih opravdava značaj ostvarenih rezultata.
X Ne toleriši traljav način rada
Solidna project management politika bi trebalo da izbegne iskušenje da toleriše traljav i nemaran način rada, koji vodi do grešaka, troškova, potrebe da se stvari rade ispočetka i izaziva frustraciju.
Kerr je bivši CIO i trenutno predsednik firmef Kerr Consulting Group iz Cromwell, Conn. |
| |
|
