Štampa 
|
| Upravljanje projektima |
| Na vreme |
|
| Entrepreneur Media, Inc. |
| email: |
| Datum:15/11/2006 |
|
| Iskoristite na najbolji način vaše dragoceno vreme zahvaljujući sistemu za upravljanje vremenom koji zaista funkcioniše |
|
Ispuniti vaše poslovne obaveze u nekom razumnom vremenskom roku je zapravo suština upravljanja vremenom. Mi dobro znamo da to nije ni malo lako i zato smo pitali eksperta za time management, Jamesa Clarka, jednog od osnivača kompanije ”Room 214“ iz Bouldera u državi Kolorado, koja se bavi marketingom i komunikacijom, da nam da neke savete kako da ugurate svoje poslovne obaveze, velike i male, u jedan jedinstven raspored.
1. NAĐITE SISTEM. Svako radi na drugi način, kaže Clark. Bilo da koristite Franklin planer, Outlook calendar, Palm Pilot ili nešto drugo, budite sigurni da imate sistem po kome organizujete svoje obaveze. “Najteži deo posla je da naterate sebe da se pridržavate nekog sistema“, kaže Clark. Clark preporučuje za upotrebu sistem “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ od autora David Allen-a, kao jedan upotrebljiv sistem za organizovanje vaših obaveza.
2. ISPLANIRAJTE VREME U KOME VAS NEĆE NIKO UZNEMIRAVATI. Da bi bilo koji sistem bio uspešan, morate da odvojite dosta vremena da bi organizovali svoje e-mailove ili pretočili svoj inbox u listu zadataka. Ovi zadaci zahtevaju vašu punu koncentraciju kaže Clark. On predlaže da odvojite neki određeni vremenski period na početku vašeg radnog dana (recimo od 9.15 do 10.00h) da bi ste organizovali isplanirali vaše radno vreme. Postarajte se da svi u vašoj kancelariji znaju da u tom vremenskom periodu niste nikome na raspolaganju. ”Nakon nekog vremena, kada ljudi shvate koliko ste efikasni, počeće da poštuju ovo vaše vreme”.
3. PREDUZMITE AKCIJE. Organizujte vaše liste obaveza prema prioritetu akcija koje treba poduzeti i prema vremenu potrebnom za njihovu realizaciju, kaže Clark. Kada pogledajte neki zahtev koji se nalazi u vašem inboxu, zapitajte se:” Da li mogu ovo da obavim za dva minuta?”. Ako je odgovor potvrdan, odmah to uradite, jer će vam inače trebati više od dva minuta da uključite ovaj posao u svoj raspored rada. Ako je odgovor negativan, onda odvojite potrebno vreme da taj posao uključite u svoj kalendar obaveza.
4. NAPRAVITE VREMENSKI PLAN PROJEKTA. Ako neki posao zahteva više od jednog koraka, planirajte ga kao da je projekat. Podelite ga na manje zadatke i uvrstite ih u svoj kalendar obaveza. Na primer, ako želite da dodate blog na vaš web sajt, morate da nabavite blog server, odredite zaposlene koji će održavati blog, razgovarate sa njima, testirate blog, izvršite analizu problema, odredite datum kada će blog početi sa radom itd. Svi ovi manji zadaci mogu biti umetnuti u vaš kalendar obaveza. Clark takođe preporučuje da se u nekim situacijama planira u nazad, tj. od željenog rezultata pa da se onda on razgradi na komponente. Zapitajte se, ”Za godinu dana, šta želim da postignem da bih bio uspešan?”, kaže Clark. ”Precizno definisanje rezultata će vas voditi ka definisanju aktivnosti koje će taj rezultat omogućiti”.
5. NEKA VAM SASTANCI BUDU EFIKASNI. Sastanci su obično veliko gubljenje vremena, kaže Clark. Kao lider, morate biti u stanju da ih vodite efikasno – počevši od toga da vi definišete o čemu će se raspravljati. Takođe, morate precizno definisati vreme početka i završetka sastanka i striktno ih se pridržavati. Isplanirajte unapred o čemu želite da razgovarate, neka vam sastanak bude dinamičan i neka svima bude jasno šta se mora postići do kraja sastanka. Na kraju, kaže Clark, ”Najgora stvar u vezi sa nekim sastancima je što kada se oni završe niko ne zna šta je sledeće što treba učiniti”. Budite sigurni da na kraju svakog sastanka imate definisanu listu aktivnosti koju treba da realizujete vi i vaši zaposleni.
COPYRIGHT 2005 Entrepreneur Media, Inc.
COPYRIGHT 2005 Gale Group
|
| |
|
