CPM konsalting tim vam može pomoći da uspostavite svoj korporativni Centar za upravljanje projektima (engl. PMO - Project Management Office) i razvijete proizvode i usluge koje će PMO pružati. Jednom kada uspostavite PMO, CPM će vam ponuditi sveobuhvatan model za razvoj procesa upravljanja projektima unutar vaše organizacije. Zajedno ćemo taj model razviti do potrebnog stepena detaljnosti kako bi pokrio najvažnije usluge i aktivnosti vaše organizacije. Sa CPM konsalting timom razvićete vaš PMO korak po korak. Ti koraci su:

Definisanje
Proces definisanja PMO strukture je prvi koji se realizuje. Pošto postoji mnogo različitih tipova PMO strukture, neophodno je prvo proći kroz čitav proces kako bi se utvrdio tip koji odgovara vašem preduzeću. Ovaj korak daje uputstva za utvrđivanje misije, vizije, klijenata, proizvoda, usluga i rezultata. Te informacije predstavljaju osnovu za dalji rad vašeg PMO. Ovaj proces daje neophodne informacije o poslu koji ćete raditi, ko će biti vaši klijenti, šta će biti vaši proizvodi i usluge i sl. Ukoliko je u vašem preduzeću već uspostavljen PMO, ali ne funkcioniše, uz pomoć ovog procesa možete ga ponovo oživeti. Često je PMO potrebno oformiti na osnovu postojeće ograničene strukture kadrova i znanja.

Uloge
Uspešan PMO se oslanja na ljude koji obavljaju jednu ili više uloga. Uloge obezbeđuju da članovi PMO shvate šta se od njih očekuje. Uloge takođe obezbeđuju da su sve obaveze i zaduženja koje postoje unutar PMO pokrivene. Ovo štiti PMO od scenarija u kome se ne zna ko je za šta zadužen. Uloge pomažu da se ne ispuste neke obaveze i da više ljudi ne radi isti posao. Ovaj korak opisuje sve uloge koje su zastupljene u vašem PMO. Izuzetno veliki PMO mogu pojedinačnim angažovanjem da pokriju najveći broj uloga, mada u praksi jedna osoba može da pokrije više od jedne uloge. Manji PMO ne moraju da imaju zastupljene sve uloge kao i veliki.

Razvoj
U ovom koraku CPM tim vam daje uputstva kako da razvijete upravljanje projektima u vašem preduzeću, pri čemu treba da vodite računa da što je veća organizacija pristup mora biti detaljniji i rigorozniji. Pri uvođenju se kao pretpostavka uzima da se implementacija vrši u velikom preduzeću sa velikim brojem odeljenja na različitim lokacijama. Ukoliko je vaš razvoj manje kompleksan, bićete u mogućnosti da koristite delove procesa ili da uz pomoć prilagođenih aktivnosti obavite više stvari od jednom. Poboljšanje upravljanje projektima u vašem preduzeću zahteva mnogo više od metodološke obuke. Kako bi se veština upravljanja projektima poboljšala neophodno je unaprediti i brojne druge veštine. Kad god se pristupi promeni načina rada u organizaciji susrećemo se sa nekom vrstom otpora. Kako bi se to izbeglo neophodno je da koristite CPM konsalting metode za lakše prihvatanje promena. CPM će vam obezbediti siguran i proveren pristup pri implementaciji metodologije za upravljanje projektima u preduzeću.

Izveštavanje
Jedna od usluga koja je najčešće dodeljena PMO je izveštavanje o trenutnom statusu svih aktuelnih projekata u preduzeću. Ova uloga se može proširiti na čuvanje arhive podataka o realizovanim projektima radi unapređenja načina vođenja projekata. Na isti način, se može tražiti od PMO da izveštava o projektnim aktivnostima koje još nisu započele, kako bi se upoznao menadžment sa kompleksnošću i portfolio prikazom svih aktivnosti, aktuelnih i završenih projekata. Moguće je da osnovna svrha vašeg PMO bude da obezbeđuje ovaj tip informacija, mada iz našeg iskustva PMO može da ima i brojna druga zaduženja.

Metodologija
Metodologija obuhvata procese, procedure, modele, najbolje prakse, standarde, uputstva, politiku i sve ostale elemente koje koristite da bi se realizovali određeni upravljački i tehnološki poslovi. Sve ove „metode“ koje koristite za upravljanje projektima postaju elementi vaše metodologije za upravljanje projektima. Metodologija predstavlja osnovu za upravljanje projektom. Metodologija se mora prilagođavati poslovnim potrebama i mora povećati vrednost projekata u kojima se koristi. Dodatno, kako se razvijaju nove tehnologije i metode koje unapređuju vaše upravljanje projektima, metodologija treba da prati ova poboljšanja. Metodologija za upravljanje projektima treba da se posmatra kao proizvod vašeg PMO. Procesi, modeli, obuka i sve što sačinjava vašu metodologiju su neki od specifičnih rezultata koji su deo vašeg PMO. Ovi rezultati i proizvodi moraju se stalno poboljšavati i u tome vam CPM tim može da pomogne na duge staze.

Obuka
Obuka je osnovna uloga PMO. U osnovi, u mnogim organizacijama, osnovna uloga PMO je da ponudi osoblju obuku iz upravljanja projektima, pri čemu se mora voditi računa o kvalitetu programa obuke. Kao i mnoge druge usluge koje nudi PMO, obuka mora biti posmatrana celovito - u skladu sa drugim uslugama PMO. Ukoliko imate resurse i ukoliko vaši rukovodioci projekta imaju potrebu za obukom, možete u saradnji sa CPM timom formirati kompleksan program obuke koji može uključivati interno organizovane obuke, eksterno organizovane obuke, obuku na računarima itd.

Mentorski rad
Mentorski rad (Podučavanje) se odnosi na rad sa određenim rukovodiocem projekta ili projektnim timom kako bi im se prenela znanja ili razvile nove veštine. Ovo se obično realizuje lično, ali se može takođe sprovesti i putem telefona ili e-maila. Podučavanje se razlikuje od obuke u tome što obuka podrazumeva formalan odnos učitelj-učenik i upotrebu formalizovanih materijala za obuku. Podučavanje je manje struktuirano i obično podrazumeva raspravu o kritičnim situacijama koje utiču na podučavanu osobu ili demonstraciju načina upravljanja projektnim procesima. Uopšteno gledano, mentor mora biti ekspert za upravljanje projektima i mora biti sposoban da efektivno prenese svoja znanja na druge.

Kontrola projekta
Od PMO se očekuje da realizuje težak posao promene organizacione kulture u domenu upravljanja projektima. Ovo podrazumeva celovit pristup koji uzima u obzir postojeće ljude, procese i tehnologiju. Mnoge PMO aktivnosti, kao što su to obuka i podučavanje, su projektovane tako da razvijaju ove sposobnosti i neophodne veštine. Kontrola projekata je jedan od načina da PMO proceni da li projektni timovi koriste odgovarajuće procese za upravljanje projektima. Ako rukovodilac projekta odluči da upotrebi rezultate dobijene kontrolom projekata, ova kontrola može predstavljati značajan izvor informacija i mogućnosti za unapređenje poslovanja čitavog preduzeća.

Arhiva dokumentacije
Jedna od osnovnih vrednosti koje se dobijaju razvojem procesa za upravljanje projektima je mogućnost za ponovnu upotrebu procesa, procedura, šablona, obrazaca itd. Ova ponovna upotreba se može proširiti do tog nivoa da imate mogućnost da više puta koristite određenu dokumentaciju sa prethodnih projekata. Međutim, mogućnost da više puta koristite istu dokumentaciju ne dolazi sama od sebe. Ako rukovodilac projekta želi da vidi da li postoji neki ranije korišćeni materijal koja se može ponovo upotrebiti, ne može se očekivati od njega da kontaktira sve druge rukovodioce projekata sa zahtevima za određenom dokumentacijom. Kako bi olakšali proces ponovne upotrebe dokumentacije, PMO mora da uspostavi i upravlja jedinstvenom arhivom dokumentacije.

Merenja i rezultati
PMO u praksi može da skuplja podatke o izmerenim veličinama koje pokazuju koliko je PMO bio efektivan u pružanju usluga i u kojoj meri organizacija prihvata nove projektne procese. PMO može takođe da sakupi rezultate koji pokazuju šta je organizacija dobila od usluga koje pruža PMO. Ako PMO ne prikupi kvantitativne podatke o ostvarenim koristima, organizacije neće znati šta je dobila od aktivnosti PMO. Uopšte gledano, rezultati koji dolaze iz prakse upravljanja projektima su takođe indirektni pokazatelj novostvorene vrednosti od strane PMO. Ako je vrednost ostvarena upravljanjem projektima nepoznata, onda će i vrednost ostvarena od strane PMO ostati nepoznata. Sa druge strane, ako se doprinos upravljanja projektima u toku vremena može dokazati, onda se i vrednost PMO (koja predstavlja osnovu razvoja upravljanja projektima u organizaciji) može dokazati i izmeriti.

Procena organizacije
Uprkos idealno postavljenim planovima, nije sigurno da će novi procesi za upravljanje projektima biti odmah prihvaćeni u organizaciji. Zaposleni u PMO imaju puno dodirnih tačaka sa rukovodiocima projekata i članovima projektnih timova širom organizacije. Oni mogu koristiti ove dodirne tačke da dobiju povratne informacije o tome u kojoj meri su procesi upravljanja projektima uspeli da se integrišu u organizaciju. Međutim, na ovaj način se ne može dobiti potpuna slika o onome što se dešava u preduzeću. PMO bi zato trebalo da vrši redovne provere u organizaciji i proceni u kojoj meri su se procesi upravljanja projektima integrisali u svakodnevne radne aktivnosti. Ove procene treba uporediti sa planovima, kako bi se dobila slika o ostvarenom napretku. Ova informacija je od posebnog značaja za vlasnike preduzeća i rukovodioce koji žele da shvate dinamiku kojom se odvija razvoj u ovoj oblasti njihovog poslovanja.

Druge odgovornosti
Postoje i brojna druga područja rada u kojima PMO može da stvori novu vrednost u poslovanju vašeg preduzeća. CPM konsalting tim će zajedno sa vama precizno definisati koje druge usluge može da pruža vaš PMO. Ove usluge se mogu razviti u toku procesa razvoja PMO ili se mogu razviti naknadno, kada su razvijene osnovne usluge PMO i kada ovo odeljenje u organizaciji ima više iskustva i prakse u pružanju osnovne grupe usluga vašoj organizaciji.