Objavljeno 31. marta, 2006.

Iskreno verujem da po nešto možete naučiti od svakoga i iz svake situacije. Nedavno sam imala priliku da ovo svoje uverenje i potvrdim.

Bio je petak uveče, a taj dan na poslu je bila potpuna ludnica. Sve što sam želela je bilo da odem kući, budem sa svojom porodicom i izlečim nadolazeću glavobolju koja je bila sve jača. Ali to je upravo ono sto se neće desiti. Te večeri je bila planirana dodela nagrada za grupu čiji je član bila i moja najstarija ćerka. I ništa me nije moglo sprečiti da budem tamo prisutna. Na početku ceremonije, vođa grupe je podelila zahvalnice roditeljima. Pomenula je svakog roditelja i način na koji je on doprineo, neki su puno pomogli, neki su pomogli oko sitnica, a onda je stigao moj red. Rekla je »I hvala Lauri-našem blagajniku«. »I to je sve?«, pomislila sam. »Vašem blagajniku?« A šta je sa svim onim prilikama kada sam bila tu da pomognem vođi kada niko drugi nije mogao? Kada sam slušala njene pritužbe kako je drugi roditelji uznemiravaju? Kada sam čak ponudila i svoje veštine vođenja projekata da bih pomogla pri skupljanju novca? Već sam bila neraspoložena, a sve ovo je samo jos pogoršalo moje stanje. Osećala sam da su potpuno nezahvalni i moram priznati, čak malo i sažaljevala sebe neko vreme, razmišljajuci o tome kako nikada više neću pokušavati da pomognem ovim ljudima. Ali moje samosažaljevanje je nestalo nakon dobro prospavane noći i to je trenutak kada i Vi ulazite u priču.

Dakle, zašto bi vas bilo briga što sam ja imala loše veče? Zato što se iz ovoga može naučiti nešto. Ozbiljno sam razmislila o toj večeri i shvatila da zapravo ja i nisam radila te stvari koje jesam da bih primila nagradu ili priznanje. Ja sam to radila jer sam jednostavno takva. Ali što je još važnije, shvatila sam kako odavanje priznanja i izricanje zahvalnosti, ili nepravilno činjenje toga, može da utiče na nekog člana tima.

Razmislite o svojim projektnim timovima. Sigurna sam da ste vi jako vešti u izražavanju zahvalnosti, ali uvek ima mesta za evaluaciju svake veštine. Postoje li neki članovi tima koji su uvek tu kada su vam potrebni; koji uvek ispoštuju svoje rokove bez potrebe za bilo kakvom intervencijom sa vaše strane? Postoji li možda član tima koji je uvek tu kada ste frustrirani da vas sasluša i ublaži vaš stres? Kako prepoznajete takve članove?

Osnovni tipovi rezultata
Pre nego što dođemo do teme izražavanja zahvalnosti da pogledamo prvo tipove rezultata koje ostvaruju vaši članovi projektnog tima. Kada ih proanalizirate, osnovni tipovi su:

Ispunjava očekivanja: Posao je urađen na vreme, u predviđenom roku. Nema većih kašnjenja ili drugih problema. Posao se glatko odvija.

Prebačena očekivanja: Nešto izuzetno se desilo. Ili su završili posao pre roka ili su uspeli da prevaziđu neočekivane poteškoće i završe posao na vreme. Nešto u njihovom radu je bilo iznad normalnog i očekivanog.

Neispunjena očekivanja: Predviđeni rokovi nisu ispoštovani iako za to ne postoji nikakvo opravdanje.

Oblici priznanja

Na osnovu identifikovanog tipa rezultata, morate da odlučite koji oblik priznanja ćete dati toj kategoriji. Očigledno, neispunjena očekivanja neće biti dočekana sa zahvalnošću, ali u svakom slučaju morate unapred da smislite kako da se nosite sa ovom situacijom, tako da budete konzistentni (obratite pažnju: Neispunjena očekivanja mogu biti nezgodna. Na primer: Ako oni ne ispune rok, ali prevaziđu teškoće koje prevazilaze one svakodnevne, zahvalnost će možda ipak biti opravdana). Konzistentnost je takođe ključ i kod ispunjenih očekivanja i prebačenih očekivanja. Način koji koristite za jednu osobu iz neke kategorije, morate koristiti za sve osobe iz te kategorije.

Postoji jako mnogo načina na koje možete da iskažete zahvalnost ili odate nekom priznanje. U nastavku sam navela nekoliko načina. Zavisno od dela, tip priznanja može da varira. Ali jedan zajednički element mora biti vaša iskrenost.

Individualno priznanje:

Odvojite malo vremena da lično iskažete koliko cenite to što je neko učinio. To može biti učinjeno tako što ćete zastati kod njegovog stola, pozvati ga telefonom ili poslati ljubazan e-mail. Još efektnije je da pošaljete neku od onih lepih staromodnih čestitki, koje su bile u modi pre e-maila. Shvatila sam da je stara dobra, hardcopy poruka, ispisana rukom uvek dobrodošla. Često, to je više cenjeno jer primalac shvata da ste potrošili vreme da izaberete kartu, ispišete je rukom i dostavite je. To je veoma iskren i ličan način kako se možete zahvaliti. Ja sam čak i videla da neki članovi drže karte koje sam im ja poslala na svojim stolovima. Jedan od članova tima mi je rakao da mu ona služi kao podsetnik da iako ima dana kada se oseća da niko ne ceni to što on radi, ipak postoje i oni koji priznaju njegov rad i koji utroše neko vreme da mu to i kažu, i to mu zaista ulepša dan. To je dokaz da priznanje sa samo malo iskrenog truda može da ima divan uticaj na ljude.

Grupno priznanje

Ako neko učini više od očekivanog, ne oklevajte da se tokom prvog sastanka tima zahvalite toj osobi. Na taj način ćete postići dve stvari: 1) Pohvalili ste člana tima za izuzetan učinak i odali mu priznanje pred njegovim kolegama, i 2) Pokazali ste drugim članovima tima kako cenite naporan rad i da ćete im za to odati priznanje. Međutim, imajte na umu, da ovo uradite podjednako za sve članove tima. Ako odate priznanja samo nekima ali ne i drugima, podrićete svoj ugled. Zapamtite, ovo je javno priznanje, tako da ako napravite grešku ceo tim će znati za to. Ne dozvolite da to umanji vašu zahvalnost, već ga koristite kao podsetnik da ne dozvolite da izuzetni radni napori prođu neopaženi. Možda takođe imate neke mehanizme za odavanje priznanja na nivou kompanije. Budite sigurni da znate kako oni funkcionišu, koji su kriterijumi, i koristite ih kada je to moguće.

Priznanje za vođstvo

Kada neko učini nešto što je zbilja iznad očekivanog, poslati e-mail vođi projektnog tima u kome je on član je zbilja dobar potez. Takođe to možete učiniti i ostavljajući glasovnu poruku ili čak i lično. Ako to činite preko e-maila, predlažem da pošaljete kopiju i članu tima na koga se to odnosi. Na taj način se osiguravate da član tima sazna za ovo priznanje, a takođe i omogućujete članu da ima dokaz o priznanju, što mu može biti korisno kada dođe do evaluacije njegovog rada.

Osnovno je to da kao project manager, vi ništa ne možete postići bez napornog rada članova vašeg tima. Ne samo da je priznanje koje dajete dobra stvar sa aspekta lojalnosti i unapređenja produktivnosti koje ćete dobiti, već je to i pravedna stvar koju treba učiniti. Vi samo treba da utvrdite adekvatan oblik za izražavanje ove zahvalnosti uzimajući u obzir vaš projekat i ljude koji sačinjavaju vaš tim.

© 2006 allPM.com